Thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch

Khi giải quyết ly hôn, nhiều người vì nhiều lý do khác nhau không còn giữ đủ các giấy tờ hộ tịch như: Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn; Giấy khai sinh của con hoặc chứng minh nhân dân…. Do vậy, trình tự thủ tục để thực hiện việc xin cấp các giấy tờ trên được quy định như thế nào.

Bản sao trích lục hộ tịch là gì?

Căn cứ khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014, trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Như vậy, trong trường hợp người có mong muốn ly hôn nhưng giấy tờ bị mất hoặc bị rách không còn nguyên vẹn, không còn bản chính để chứng thực thì có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Quyền, nghĩa vụ đăng ký hộ tịch của cá nhân

Căn cứ Điều 6 Luật hộ tịch năm 2014 quy định: Công dân Việt Nam, người không quốc tịch thường trú tại Việt Nam đều có quyền đăng ký hộ tịch hoặc xin cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trong trường hợp cá nhân có nhu cầu không thể trực tiếp thực hiện việc xin cấp bản sao trích lục hộ tịch, cá nhân đó có thể ủy quyền cho người khác thực hiện.

Lưu ý: Đối với trường hợp ủy quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch, theo hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư 15/2015/TT – BTP, việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật.

Thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch

Căn cứ Điều 9 Luật hộ tịch năm 2014, khi có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cá nhân có thể nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Như vậy, khi có yêu cầu xin cấp bản sao trích lục hộ tịch, người có yêu cầu nộp hồ sơ tới cơ quan nhà nước đã thực hiện việc cấp hộ tịch cho mình. Theo quy định tại Điều 7 Luật hộ tịch năm 2014, cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Cơ quan đại diện Việt nam tại nước ngoài và Chính phủ.

Hồ sơ xin cấp bản sao trích lục hộ tịch

Người có yêu cầu cấp trích lục bản sao hộ tịch cần chuẩn bị những tài liệu, giấy tờ sau:

+ Tờ khai theo mẫu;

+  Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức;

+ Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.  (nếu có);

+ Xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;

+ Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ.

Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ xin cấp bản sao trích lục hộ tịch

Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.

Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra và xem xét hồ sơ

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi lưu trữ sổ bộ hộ tịch tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:

* Trường hợp nộp trực tiếp:

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, công chức tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận;

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ những loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký và ghi rõ họ, tên người tiếp nhận hồ sơ;

+ Trong trường hợp hồ sơ không được bổ sung, hoàn thiện theo hướng dẫn thì người tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký và ghi rõ họ tên.

* Trường hợp nộp qua bưu chính:

Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện giải quyết hồ sơ theo quy định. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì mời người nộp hồ sơ đến bổ sung theo quy định.

Bước 3: Giải quyết hồ sơ

Ngay khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký và cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu. Trường hợp từ chối, thông báo bằng văn bản, có nêu rõ lý do.

Tại thời điểm tìm hiểu có thể văn bản áp dụng đã hết hiệu lực hoặc sửa đổi bổ sung, bạn tham khảo thêm quy định liên quan hoặc Gọi: 0912 772 008 để được luật sư tư vấn ly hôn nhanh chóng, chính xác nhất.

Ngoàidịch vụ tư vấn trên theo quy định của pháp luật, Luật ANP còn tư vấn các lĩnh vực khác như: Tư vấn thừa kế, Soạn thảo di chúc
 tranh chấp hợp đồng lao động, Tư vấn thừa kế đất đai có tài sản gắn liền trên đất, tư vấn đất đai ,tranh chấp va chạm giao thông,...